Una de las mayores dificultades en la comunicación humana y la forma cómo nos relacionamos, es que no sabemos pedir y no sabemos hacer promesas o compromisos.
En muchas ocasiones aceptamos peticiones de otros por quedar bien, o porque nos cuesta decir no, o por que solemos sentirnos en la obligación de hacerlo, entre muchas otras razones. Las peticiones y las promesas, aunque puedan parecer algo trivial, tienen una importancia crucial para construir relaciones sanas y de confianza, y más aún, nos permiten fortalecer nuestra credibilidad, nuestra reputación frente al mundo.
Se nos dificulta tanto hacer peticiones, como hacer promesas o compromisos con los demás.
Cuando hacemos peticiones y ofertas, por un lado, podemos tener miedo a ser rechazos, a incomodar o a ser ignorados, o por el otro, podemos asumir muchas cosas, como que el otro ya sabe exactamente lo que yo necesito. Sin embargo, es importante saber hacerlas porque muchas veces, dependemos de otros para que algo suceda. Esto es, en el entorno laboral, personal, familiar, de pareja, con los hijos, amigos, en todos los círculos de nuestra vida.
Te voy a compartir un modelo muy útil que aprendí cuando estudié Coaching Ontológico, llamado el Ciclo de Coordinación de Acciones y habla justamente de esto (Ver imagen).
Primero, imagina por un momento que siempre que pedimos u ofrecemos a otros, estamos jugando el rol de cliente o proveedor.
Cuando eres tú el o la que pide, es decir, el cliente, necesitas considerar estos aspectos:
- Antes de pedir, prepárate, ten muy claro que necesitas, para qué lo necesitas, cuál es tu necesidad, qué vas a pedir y cómo lo vas a pedir.
- Al momento de hacer la petición, da contexto y sé específic@ en lo que necesitas, describe lo que llamamos las 9 condiciones de cumplimiento (qué quiero, para qué, cuándo, cómo, dónde, cuánto, con qué recursos, para quiénes, con quiénes).
- En el caso en que la otra persona (tu proveedor) acepte tus términos, acuerden juntos cómo le darán seguimiento a la ejecución.
- Asegúrate de tocar base con el o ella durante la ejecución para saber cómo van las cosas, y si es realista esperar lo que acordaron al inicio.
- Una vez que el otro te hace saber que terminó y entrega lo prometido, evalúa lo que recibiste en función de esas mismas 9 condiciones de cumplimiento (no otras).
- Un aspecto crítico en ese momento, es que hagas una declaración de satisfacción, es decir, explícitamente expresa si quedaste satisfech@ o no con lo que recibiste, no más tarde, debe ser en ese momento.
- Si no quedaste satisfech@, haz tu reclamo válido (en otro post hablaré sobre cómo hacer reclamos), da retroalimentación, renegocia y repite el ciclo.
Cuando eres el o la que ofrece o se compromete, es decir, el proveedor, considera esto:
- Haz todas las preguntas que tengas que hacer antes de aceptar algo, entiende qué te están pidiendo, para qué te lo están pidiendo, qué problema, necesidad o preocupación del otro resolvería esto, etc.
- Escucha con atención todas las condiciones de cumplimiento que el otro hace, y si no las deja claras, pregúntalas.
- Una vez que tengas esto clarísimo, entonces estás en posición de: aceptar, prometer, contra ofertar, declinar, renegociar, y cerrar la negociación con el que hace la petición (el cliente).
- Cuando empieza a correr el tiempo de tu ejecución, asegúrate de acordar cómo le darán seguimiento, tú más que nadie eres el o la responsable de reportar los avances, anticipar noticias (buenas o malas), cancelar o reajustar.
- Y cuando hayas terminado y entregado lo acordado, necesitas declararlo explícitamente, esto se llama declaración de entrega, no la obvies.
- Cuando el otro evalúa lo que recibió, es importante que asumas la responsabilidad de todo, hazte cargo de los errores, de las oportunidades de mejora y comprométete a corregir en el presente o mejorar para la siguiente ocasión.
Solo cuando el ciclo se da de esta forma, es cuando vamos construyendo la confianza con el otro y en el otro, así como nuestra credibilidad, reputación o impecabilidad como lo llamamos en el modelo.
Cada vez que jugamos uno de estos roles en el ciclo, estamos creando nuestra carta de presentación frente a los demás, y así nos percibirán otros, así irán formando sus juicios sobre nosotros, quizás como alguien responsable, congruente, que da la cara por lo que hace, que se compromete, alguien en quien se puede confiar, o quizás todo lo contrario, eso dependerá de nosotros.
Pero lo más importante, además de cuidar la forma como pides y te comprometes con otros, es que tomes consciencia de que lo que está en juego en ese proceso de dar y pedir, que parece sin relevancia, eres tú.
